COVID-19 und Arbeitsrecht

Fast jedes Unternehmen war oder ist derzeit immer noch als Arbeitgeber von der Corona (COVID-19) Krise betroffen, entweder weil weniger oder keine Arbeit vorhanden ist oder Mitarbeiter vor Ansteckungen Angst haben oder zuhause arbeiten oder auf ihre Kinder aufpassen müssen. Dazu die wichtigsten Antworten:

Kurzarbeit – Phase 3

Die Regelungen zur Kurzarbeit wurden in der COVID-19 Krise mehrfach überarbeitet und ausgeweitet. Die Bestimmungen gelten für alle Arbeitgeber, außer Gebietskörperschaften, politische Parteien und juristische Personen des öffentlichen Rechts. Seit 1. Oktober 2020 befinden wir uns in der sogenannten 3. Phase der Corona-Kurzarbeit. Diese sieht eine Verlängerung der Kurzarbeitsmöglichkeit bis Ende März 2021 vor.

• Rückwirkende Anträge: Anträge für die 3. Phase der Corona-Kurzarbeit können seit Oktober 2020 gestellt werden. Auch eine rückwirkende Antragstellung ist möglich.
• Kurzarbeit ist für alle arbeitslosenversicherungspflichtigen Arbeitnehmer möglich, auch für ASVG versicherte Geschäftsführer und Lehrlinge, soweit nicht die Aufsicht und Qualität der Ausbildung leidet. Kurzarbeit ist auch bei Gleitzeit und Arbeitskräfteüberlassung möglich.
• Dauer der 3. Phase: Höchstens 6 Monate bis zum 31. März 2021.
• Die Arbeitszeit kann zwischen 30% und 80% der vereinbarten bzw. gesetzlichen oder kollektivvertraglichen Arbeitszeit betragen, in begründeten Sonderfällen kann aber auch die 30% Arbeitszeit unterschritten werden. Diese Unterschreitung ist in der Beilage 2 der Sozialpartnervereinbarung zu begründen und muss vom AMS genehmigt werden.
• Eine nachträgliche Änderung der Arbeitszeit im Einvernehmen mit betroffenen Arbeitnehmern bzw mit dem Betriebsrat ist zulässig.
• Kündigungen während der Kurzarbeit und ein Monat danach sind unzulässig, aber können abweichend bei besonderen Umständen vereinbart werden.
• Bietet der Arbeitgeber während der Nicht-Arbeitszeit eine Aus- oder Weiterbildung an, sind Arbeitnehmer verpflichtet diese zu absolvieren.
• Über die Kurzarbeitszeit hinausgehende Arbeitsleistungen können vom Arbeitgeber angeordnet werden, wenn Lage und Dauer dem Arbeitnehmer spätestens drei Tage im Vorhinein mitgeteilt werden; keine berücksichtigungswürdigen Gründe des Arbeitnehmers vorliegen; und diese Arbeitszeit in der vor der Kurzarbeit vereinbarten Lage der Normalarbeitszeit liegt.
• Überstunden sind nur bei entsprechender Vereinbarung mit den Sozialpartnern zulässig und müssen auf bestimmte Bereiche beschränkt sein.
• Zwar sollten Arbeitnehmer Urlaubsansprüche aus vergangenen Urlaubsjahren und Zeitguthaben vor oder während der Kurzarbeit über Aufforderung des Arbeitgebers „tunlichst“ verbrauchen, doch ist dies keine Voraussetzung. Der Verbrauch von „Langzeitguthaben“, worunter Freizeit-Optionen, Sabbatical-Modelle udgl. zu verstehen sind, ist nicht nötig. Während Urlaub oder Zeitausgleich steht das Entgelt ohne Kürzung zu. Sofern Alturlaube bereits verbraucht wurden, ist „tunlichst“ zumindest eine Urlaubswoche während der laufenden Kurzarbeit zu verbrauchen.

Auch § 1155 Abs. 3 und 4 ABGB sieht bis Ende 2020 eine gesetzliche Pflicht der Arbeitnehmer zum Urlaubsverbrauch über Verlangen des Arbeitgebers vor, allerdings beschränkt auf bis zu insgesamt 8 Wochen, nicht mehr als 2 Wochen aus dem laufenden Urlaubsjahr und ohne Freizeit-Optionen.

Arbeitnehmer in Kurzarbeit erhalten ein reduziertes Entgelt, das, je nach Höhe ihres vor der Kurzarbeit bezogenen Bruttoentgelts, 80-90% des bisherigen Netto-Entgelts beträgt. Lehrlinge erhalten 100%. Lohnerhöhungen während der Kurzarbeit (z.B. vertragliche Lohnsprünge oder auf Kollektivvertrag basierende Lohnerhöhungen) werden dabei berücksichtigt.

Der Arbeitgeber erhält im Folgemonat gemäß festgelegten Pauschalsätzen die Kosten für ausgefallene Arbeitsstunden. In den Pauschalsätzen sind alle Sozialversicherungsbeiträge, sonstige lohnbezogenen Dienstgeberabgaben und anteiligen Sonder-zahlungen enthalten.

Erforderlich sind eine Vereinbarung der Sozialpartner, ein Antrag an das AMS sowie eine wirtschaftliche Begründung. In dieser Begründung ist unter anderem anzugeben:

• ob andere Förderungen bewilligt wurden;
• die Umsatzentwicklung vor der Kurzarbeit; sowie
• eine Umsatzprognose für den beantragten Zeitraum der Kurzarbeit.

Sofern Kurzarbeit für mehr als fünf Mitarbeiter beantragt wird, sind diese Angaben von einem Steuerberater, Bilanzbuchhalter oder Wirtschaftsprüfer zu bestätigen.

Die Zustimmung der Mitarbeiter zur Kurzarbeit sollte dokumentiert werden (z.B. mit E-Mail).

Maßnahmen zum Abbau von Arbeitskraft

Stets ist auch die Vereinbarung von Teilzeit möglich, die schriftlich erfolgen muss.

Als letzter Schritt sind auch Kündigungen möglich. Dabei sind Kündigungsfristen und Termine einzuhalten. Die Kündigung von zumindest 5 Mitarbeitern in Betrieben mit über 20 Mitarbeitern (andere Zahlen gelten für größere Unternehmen) muss 30 Tage vorab dem AMS angezeigt werden, auch eine etwaige Vorab-Verständigung des Betriebsrats muss beachtet werden; sonst ist die Kündigung unwirksam.

Fernbleiben von Mitarbeitern

• Bei Erkrankung (§ 8 AngG) hat der Arbeitnehmer den Arbeitgeber unverzüglich zu informieren (d.h. bei Dienstbeginn). Das Entgelt ist fortzuzahlen, soweit die Verhinderung nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig vom Arbeitnehmer verursacht wurde. Ein Nachweis ist binnen angemessener Frist (idR 3 Tage) auf Verlangen des Arbeitgebers vorzulegen. Ein Verlangen vorab im Dienstvertrag ist unwirksam. Falls kein Nachweis binnen der vom Arbeitgeber gesetzten Frist erfolgt, ist das Entgelt nicht mehr zu bezahlen. Arbeitgeber sollten daher bei erster Information einen Nachweis binnen 3 Tagen verlangen.
• Diese Regelung gilt auch für sonstige Dienstverhinderungen (§ 8 Abs 3 AngG) wegen der Beaufsichtigung von Kindern aufgrund geschlossener Kindergärten und Schulen. Dies aber nur für „verhältnismäßig kurze Zeit“, worunter idR 1 Woche zu verstehen ist. Während der Dienstverhinderung ist das Entgelt vom Arbeitgeber wie bei einer Krankheit fortzuzahlen.
• Anspruch auf Pflegefreistellung (§ 16 UrlG) von bis zu 1 Woche besteht nur, wenn ein Kind (oder naher Angehöriger) erkrankt ist. Die Beaufsichtigungsfreistellung ist mangels Vorliegen der Voraussetzungen nicht anwendbar.
• Zählt ein Arbeitnehmer zu einer durch COVID-19 besonders gefährdeten Risikogruppe, hat er unter Vorlage eines ärztlichen COVID-19-Risiko-Attests Anspruch auf Arbeitsfreistellung unter Fortzahlung des Entgelts, außer
  • die Arbeit kann auch im Home-Office erbracht werden; oder
  • die Arbeitsbedingungen können so gestaltet werden, dass eine Ansteckung mit COVID-19 sowohl am Arbeitsplatz als auch am Arbeitsweg mit größtmöglicher Sicherheit ausgeschlossen werden kann.

Da aus einem COVID-19-Risikoattest die Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe aufgrund von Grunderkrankungen hervorgeht, wird regelmäßig eine Verarbeitung von sensiblen Gesundheitsdaten vorliegen. Dabei sollten Arbeitgeber besondere Vorsicht anwenden (z.B. beschränkte Zugriffsmöglichkeiten).

Kündigungen, die aufgrund einer Arbeitsfreistellung ausgesprochen werden, können vom Arbeitnehmer angefochten werden.

Eine Arbeitsfreistellung unter Entgeltfortzahlung ist mehrmals verlängert worden und derzeit bis 31. Dezember 2020 befristet. Der Arbeitgeber kann das Entgelt sowie die Sozialversicherungsbeiträge für den/die freigestellten Arbeitnehmer erstatten lassen. Dies gilt jedoch erst ab dem 6. Mai 2020. Der Antrag auf Erstattung muss spätestens 6 Wochen nach Ende der Freistellung beim Krankenversicherungsträger gestellt werden.

Rechtsanspruch auf Sonderurlaub (Sonderbetreuungszeit)

Zuletzt (nach mehreren Änderungen) konnten Arbeitgeber bis 31. Oktober 2020 ihren Arbeitnehmern eine Sonderbetreuungszeit bis zu 3 Wochen unter Ersatz der Hälfte des fortgezahlten Entgelts gewähren.

Rückwirkend wurde Arbeitnehmern nunmehr für den Zeitraum 1. November 2020 bis 9. Juli 2021 (Ende des Schuljahrs) ein Rechtsanspruch auf Sonderurlaub (Sonderbetreuungszeit) von bis zu 4 Wochen bei Entgeltfortzahlung für die notwendige Betreuung von Kindern unter 14 Jahren haben, wenn keine zumutbaren alternativen Möglichkeiten zur Betreuung zu pflegender oder behinderter Angehöriger vorhanden sind. Voraussetzung ist die notwendige Betreuung von:

• betreuungspflichtige Kinder unter 14 Jahren, wenn Kinderbetreuungseinrichtungen bzw Lehranstalten von den Behörden teilweise oder vollständig geschlossen werden oder in den Ferien oder an schulfreien Tagen geschlossen sind oder diese abgesondert werden (Quarantäne);
• betreuungspflichtige Menschen mit Behinderung, wenn betreuende Einrichtungen der Behindertenhilfe oder eine Lehranstaltschließt.
• pflegebedürftige Angehörige, wenn deren Pflege oder Betreuung nicht mehr sichergestellt ist;
• Angehörigen mit Behinderung, deren persönliche Assistenz nicht mehr sichergestellt ist.

Der Arbeitgeber hat Anspruch auf Ersatz des vollen Entgelts, der binnen 6 Wochen ab dem Ende der Sonderbetreuungszeit bei der Buchhaltungsagentur geltend zu machen ist. Weiters kann ein Sonderurlaub aber auch vereinbart werden.

Vor dem 1. November 2020 gewährte Sonderbetreuungszeiten sind nicht anzurechnen. Der Anspruch kann auch in Teilen, auch tage- und halbtageweise (nicht jedoch stundenweise) verbraucht werden.

Der Arbeitnehmer muss sich in zumutbarer Weise um eine anderweitige Betreuung bemühen, insbesondere durch Verwandte oder enge Bekannte, die zuvor schon mit der Betreuung des Kindes oder des pflegebedürftigen Angehörigen befasst waren. Ein „Rückgriff“ auf die Großeltern oder andere Personen, die einer Risikogruppe angehören, wird vom Arbeitsministerium jedoch nicht empfohlen und ist daher wohl auch nicht zumutbar.

Home-Office

Viele Arbeitnehmer arbeiten in bzw. seit der COVID-19 Krise von zuhause (Home-Office; arbeitsrechtlich oft als „Teleworking“ oder „Telearbeit“ bezeichnet). Insbesondere Arbeitnehmer mit COVID-19-Risikoattest können Anspruch auf Home-Office haben. Allgemein weist das Handbuch des BMAFJ (Arbeitsinspektion) auf Home-Office als organisatorische Schutzmaßnahme hin. Bei Home-Office sollten die folgenden wichtigsten Punkte beachtet und gegebenenfalls nachgebessert werden.

• Vereinbarung: Home-Office muss vereinbart werden, falls es nicht schon im Arbeitsvertrag vorgesehen ist. In Zeiten der COVID-19 Krise ist zwar davon auszugehen, dass Arbeitnehmer aufgrund ihrer Treuepflicht zur Zustimmung gezwungen sind (soweit diese nicht aufgrund besonderer Umstände unzumutbar wäre), doch ändert dies nichts daran, dass Home-Office (formfrei) vereinbart werden muss. Die Vereinbarung sollte festgehalten werden (z.B. EMail). Falls ein Betriebsrat besteht, sollten allgemeine Regelungen in einer Betriebsvereinbarung getroffen werden.
• Arbeitszeitaufzeichnungen: Das Arbeitszeitrecht gilt trotz Home-Office und der Arbeitgeber ist zur Aufzeichnung der Arbeitszeit (d.h. Beginn, Ende, Pausen) verpflichtet. Nachdem dies der Arbeitgeber nicht aufzeichnen kann, muss er dies mit dem Arbeitnehmer vereinbaren. Die gesetzlich vorgesehene Aufzeichnung von Zeitsalden dürfte idR aber gegenteiliger EuGH-Judikatur nicht genügen.
• Gesetzliche Pausen und Arbeitszeithöchstgrenzen müssen eingehalten werden, weshalb die Arbeitszeitaufzeichnungen regelmäßig geprüft werden sollten. Da Überstunden im Home-Office besonders schwer zu kontrollieren sind, kann eine Flexibilisierung der Arbeitszeit (z.B. Gleitzeit) sinnvoll sein.
• Arbeitszeit: Home-Office kann etwa mit Kurzarbeit kombiniert werden, sodass Arbeitnehmer 10% der Arbeitszeit zuhause pro Tag, an bestimmten Tagen oder erst in der Zukunft arbeiten. Gleitzeit bzw. eine selbständige Einteilung der Arbeitszeit muss etwa schriftlich vereinbart werden und bestimmten Mindestanforderungen entsprechen.
• Erreichbarkeit per Telefon und EMail während der Arbeitszeit sollte vereinbart werden.
• Widerruf: Die Widerrufbarkeit der Home-Office-Vereinbarung (d.h. vor allem die Änderung des Arbeitsorts) ist mit einer angemessenen Frist zu vereinbaren. Außer im Fall von außerordentlichen Umständen müssen beide Seiten eine Beendigungsmöglichkeit haben.
• Arbeitsmittel: Es muss die Verwendung der Arbeitsmittel bzw. deren Zurverfügungstellung, Wartung und Zutritt geregelt werden. Am einfachsten ist es, wenn der Arbeitgeber den Zugriff auf den elektronischen Arbeitsplatz in einer geschützten Umgebung via Internet oder einen Laptop samt VPN-Verbindung zur Verfügung stellt, für die der Arbeitgeber nach dem ASchG auch verantwortlich ist. Der Rest (z.B. Sessel, Tisch, Strom, etc.) sollte der Arbeitnehmer beitragen (wenn möglich und zumutbar). Die von Arbeitnehmer beigestellten Arbeitsmittel und deren Verwendung sollten genau genannt werden. Falls adäquate Schäden an den vom Arbeitnehmer stammenden Arbeitsmitteln entstehen, trägt der Arbeitgeber die Kosten der Reparatur. Ebenso sind sonstige anfallende Mehrkosten (z.B. Strom, Internet, etc.) vom Arbeitgeber zu ersetzen.
• Zutrittsrechte: Es sollten Zutrittsrechte für die Datenschutzbehörde und das Arbeitsinspektorat im Rahmen ihrer Prüfungs- und Untersuchungsrechte vereinbart werden. Ebenso können Zutrittsrechte für Arbeitsmediziner und Sicherheitsfachkräfte zur Einhaltung des ASchG sinnvoll sein.
• Arbeitnehmerschutz: Home-Office gilt als auswärtige Arbeitsstelle iSd ASchG, sodass eine Arbeitsplatz-Evaluierung durchzuführen ist. Dies kann für gleichartige Arbeitsplätze auch mittels einer Muster-Evaluierung erfolgen, die dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt wird. Die Sicherheitsdokumentation ist entsprechend zu ergänzen. Die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Laptops müssen etwa dem Stand der Technik und ergonomischen Anforderungen entsprechen (z.B. externe Tastatur). Weiters bestehen etwa noch Informations- und Unterweisungspflichten des Arbeitgebers.
• Kollektivvertrag: Viele Kollektivverträge sehen rudimentäre Regelungen (insbesondere welche Punkte in der Home-Office-Vereinbarung geregelt werden müssen) vor.
• Datenschutz, Datensicherheitsmaßnahmen und berufsrechtliche Geheimhaltungsverpflichtungen sind (insbesondere auch gegenüber Familienmitgliedern) einzuhalten. Die Datenschutzbehörde empfiehlt ein Informationsblatt an Arbeitnehmer zu übergeben. Daneben sind das Verarbeitungsverzeichnis sowie die Datenschutzpolicy von Arbeitgebern allenfalls zu ergänzen. Insbesondere sind Sicherheitsanforderungen besonders zu regeln. Dazu gehören zumindest eine geschützte WLAN-Verbindung, starke Passwörter und allenfalls eine verschlüsselte VPN-Verbindung. Auch ist auf erhöhte Risiken (z.B. Phishing-Attacken) hinzuweisen.

Eine Verbesserung der bisherigen Home-Office-Regelung erfolgt am einfachsten durch einvernehmliche Ergänzung. Alternativ können einzelne Punkte (insbesondere zur Datensicherheit) im Rahmen des Möglichen und Zumutbaren auch einseitig angeordnet werden.

Empfehlenswert ist auch festzuhalten, dass kein Rechtsanspruch auf Home-Office besteht.

Arbeitsunfälle im Home-Office gelten sozialversicherungsrechtlich wie Unfälle am Arbeitsplatz, wobei dies der Gesetzgeber für die Zeit vom 11. März 2020 bis 31. Dezember 2020 auch ausdrücklich festgelegt hat.

Sonstige Fragen

• Aufgrund der Fürsorgepflicht hat der Arbeitgeber Maßnahmen zur Vermeidung der Ansteckung der Arbeitnehmer zu ergreifen (z.B. Möglichkeit regelmäßigen Händewaschens). Es sind idR die Empfehlungen der Arbeitsinspektion, des Gesundheitsministeriums sowie der Agentur für Gesundheit und Ernährungssicherheit (AGES) einzuhalten und Maßnahmen können mit Arbeitsmedizinern abgeklärt werden. Bei Verdachtsfällen und Infektionen hat der Arbeitgeber weitere Maßnahmen zu ergreifen.
• Nur ein Arzt kann die Ansteckung mit dem Coronavirus (COVID-19) feststellen. Bei Verdacht einer Coronavirusinfektion sollte der Arbeitgeber aufgrund der Fürsorgepflicht die Bezirksverwaltungsbehörde und die AGES
• Der Arbeitgeber kann Auskunft über hochansteckende, meldepflichtige Erkrankungen verlangen, um andere Mitarbeiter zu schützen. Der Arbeitgeber muss dann Maßnahmen zum Schutz der übrigen Arbeitnehmer treffen.
• Erkrankungen am Coronavirus (COVID-19) hat der Arzt an die Bezirksverwaltungsbehörde zu melden. Den Arbeitgeber treffen keine Meldepflichten nach dem Epidemiegesetz; er muss aber bei Erhebungen der Bezirksverwaltungsbehörde über Erkrankungen Auskunft erteilen und Verdachtsfälle bekanntgeben.
• Arbeitnehmer können weder besondere Schutzbekleidungen verlangen noch ohne Zustimmung des Arbeitgebers tragen, soweit keine besondere Ansteckungsgefahr (z.B. bei Kontakt mit Risikogruppen) oder ein besonderes Risiko (z.B. Schwangerschaft) besteht. Arbeitnehmer dürfen die Arbeit nicht aus Angst vor einer Ansteckung verweigern, wenn diese zu deren Aufgaben gehört.